学校办公室机要信息科负责上级主管部门及有关单位来文、来函的处理工作。具体处理程序如下：

一、接收。接收文件分纸质文件和电子文件两种。

（一）纸质文件

1.签收。收到来文，首先要看清是否属本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递单是否相符，检查文件装封是否破损，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。

2.拆封。上级来文，均由文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送有关部门或个人。

3.核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。有回执单的，在回执单上签字盖章后，退回发文单位。

（二）电子文件

从政府公文信息网上接收电子公文，工作日保证每天上、下午各接收一次，确保及时接收，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。

二、登记。将收到的纸质文件和电子文件，按党、政两大类在登记簿中分簿登记，再分别按部门分类，然后将收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项登记在收文登记簿上。

三、拟办。收文登记后，要填写《文件处理单》。为方便领导批办，可将本文提出的或与本文有关的文件资料，附在本文之后，供领导参阅。

四、批阅。上级来文由学校办公室主任批阅。批文时要认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见。需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出翻印份数和发放范围等；最后要签名、注时。

五、分办。办公室主任批示需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

六、传阅。办公室主任批示传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅；各部门间要安排主管部门先看。领导阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导的意见，做好补办工作。每次文件传阅前，要进行认真登记，阅完后及时进行回收、清点，随时掌握文件的去向，确保不出现文件遗失现象。

七、承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。

八、催办。对需送有关部门办理的重要文件，要定期或跟踪进行督促检查，并做好催办记录，办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果。

九、注结。文件办理完毕，应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。注明办理日期，并简要写明办理结果。

十、归卷。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内，以备查考。

十一、清退。按照上级的文件清退通知单，在规定的清退范围和清退时间内，填写清退表，到所在地党政机关文管部门进行清退。清退中发现文件短缺，要认真组织查找，并及时向上级主管部门汇报。

十二、立卷。把对本单位工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。

十三、归档。将立好的案卷移交档案室，移交时应履行审定、交接手续。

十四、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定、批准后，可进行销毁。销毁秘密文件，要由专人（两人以上）到指定的造纸厂监销，严禁向废品收购部门出售。